Es una de las dudas más repetidas entre negocios pequeños: "llevo el fichaje en un Excel, ¿me vale?". La respuesta corta incomoda un poco, porque no es un sí ni un no limpio.
Qué exige literalmente el art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (y qué no)
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, obligatorio desde 2019 tras el Real Decreto-ley 8/2019, exige que la empresa garantice "el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora", y que ese registro se conserve durante cuatro años a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Fíjate en lo que no dice: no dice "digital", no dice "app", no dice "prohibido el papel". La organización y documentación del registro se deja a la negociación colectiva, al acuerdo de empresa o, en su defecto, a la decisión del empresario previa consulta con los representantes. En 2026 sigue siendo perfectamente legal, sobre el papel, un registro… en papel.
¿El Excel va a dejar de ser legal? Qué pasa con el registro horario digital
Aquí conviene ser muy preciso, porque circula mucha confusión:
A 4 de agosto de 2026, el registro horario digital obligatorio NO está en vigor: el proyecto de real decreto recibió el dictamen 188/2026 del Consejo de Estado (sesión de 19 de marzo de 2026), que concluye literalmente que "no procede aprobar el Real Decreto proyectado", y no consta publicado en el BOE. Lo que sí es obligatorio desde 2019 es el registro diario de jornada (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores), en papel o digital, conservado 4 años.
Excel vs papel vs digital: los 5 requisitos, uno a uno
De la norma y del criterio de actuación de la Inspección salen cinco exigencias prácticas. Así se comporta cada soporte contra ellas:
| Requisito | Papel | Excel | Registro digital fiable |
|---|---|---|---|
| Diario (cada jornada, hora concreta de inicio y fin) | Depende de la disciplina: las hojas se rellenan tarde o "de memoria" el viernes | Igual: nada impide rellenar la semana entera el último día | El fichaje se apunta en el momento, con la hora puesta por el sistema |
| Fiable (refleja horas reales, no las del contrato) | Frágil: firmas idénticas cada día a las 9:00 y 18:00 exactas levantan sospecha | Frágil: columnas clonadas con el horario teórico son el patrón que la Inspección conoce de sobra | Cada apunte nace del acto real de fichar, no de una copia del horario |
| Invariable (no se puede retocar sin rastro) | Regular: una hoja se puede rehacer entera, aunque cueste más | Es su punto débil: se edita cualquier celda sin que quede constancia | Registro inalterable: las correcciones son apuntes nuevos con su motivo, nunca sobrescriben |
| Conservación 4 años | Difícil: archivar 48 meses de hojas sin perder ninguna | Posible pero frágil: archivos que se sobrescriben, se corrompen o "se pierden" al cambiar de ordenador | El histórico se guarda solo, completo y fechado |
| Acceso (trabajador, representantes e Inspección) | Lento: reconstruir y fotocopiar meses de hojas | Regular: puedes enviar el archivo, pero vuelves al problema de demostrar que es el original | Exportación inmediata del periodo que te pidan, en formato legible |
La foto es clara: papel y Excel pueden cumplir los cinco requisitos, pero solo si todo el mundo hace todo bien, todos los días, durante cuatro años. Un registro digital fiable cumple los cinco por diseño, sin depender de la disciplina de nadie.
Qué mira un inspector cuando le enseñas un Excel
El criterio de actuación de la Inspección de Trabajo en materia de registro de jornada sigue siendo el Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS, que no ha sido sustituido. De ahí, y de cómo se desarrollan las actuaciones en la práctica, sale la lista de comprobaciones que le esperan a tu hoja de cálculo:
- ¿Es diario y por persona? Un resumen semanal o mensual no vale. Tiene que haber un apunte por trabajador y por jornada, con hora concreta de inicio y fin.
- ¿Las horas son reales o son las del contrato? El patrón que más desconfianza genera: todas las filas con "9:00–18:00" clavado, todos los días, todos los empleados. Nadie ficha así en la vida real. Un registro que calca el horario teórico es un registro que no registra nada.
- ¿Puedes aportar el histórico completo? El Criterio Técnico recoge la conservación de 4 años a disposición de trabajadores, representantes e Inspección. Si te piden 2024 y solo tienes desde marzo de 2025, tienes un problema, no medio problema.
- ¿Puedes imprimirlo o descargarlo en formato legible? Si el sistema es electrónico, la ITSS puede exigir la impresión o descarga en formato legible de los registros. Con un Excel es fácil; lo difícil es lo siguiente.
- ¿Puedes defender que no se ha retocado? Esta es la pregunta que un Excel no sabe responder. El archivo que enseñas hoy, ¿es el que existía hace seis meses o una versión maquillada anoche? Si tú puedes editarlo sin rastro, la Inspección asume que pudo editarse.
Cuándo el Excel te vale (de verdad) y cuándo no
Siendo honestos: hay escenarios donde un Excel o unas hojas de firmas se sostienen, y otros donde son una bomba de relojería.
El Excel puede valerte si:
- Tienes una o dos personas con horario muy estable y sin turnos ni horas extra habituales.
- Se rellena cada día en el momento, no el viernes de memoria.
- Guardas versiones fechadas que no se sobrescriben (por ejemplo, un archivo cerrado por mes que nadie vuelve a tocar), de modo que puedas sostener que el histórico es el original.
- Tienes claro dónde están los 4 años de histórico y puedes imprimirlos mañana.
El Excel deja de valerte cuando:
- Hay turnos, rotaciones o fines de semana: la hoja se convierte en un puzle que alguien rellena a posteriori.
- Se pagan o compensan horas extra: ahí el registro es la prueba central, y una prueba editable sin rastro es una mala prueba.
- Varias personas tocan el archivo: cada mano que puede editar es un argumento menos de fiabilidad.
- Ya has tenido un requerimiento o un conflicto laboral: a partir de ese momento, cada celda de tu Excel va a mirarse con lupa.
- El negocio crece: lo que funcionaba con 2 empleados no escala a 6 con vacaciones, bajas y cambios de turno.
La conclusión práctica: el Excel no es ilegal, es frágil. Y su fragilidad crece con cada empleado, cada turno y cada hora extra. Cuánto te juegas exactamente si el registro falla —multas de 751 a 7.500 € por infracción, y la Inspección puede apreciar más de una en la misma actuación— lo detallamos en la guía de sanciones por no registrar la jornada.
La alternativa: registro digital que no dependa de la disciplina
Lo que de verdad te deja tranquilo es un registro que cumpla los cinco requisitos por diseño:
- Cada fichaje con su fecha y hora reales, puestas por el sistema en el momento.
- Inalterable: si algo se corrige, la corrección queda como un apunte nuevo con su motivo — el original nunca se sobrescribe.
- Histórico guardado solo, sin que nadie tenga que archivar nada ni acordarse de cerrar el mes.
- Exportable en un clic, completo y ordenado, en cuanto te lo pidan — y descargable entero cuando quieras, para que la prueba que la ley te obliga a conservar 4 años esté siempre también en tus manos.
Y, a ser posible, que no sea una app más que instalar. Si tu equipo ya entra a un panel para ver la agenda, lo natural es que fiche desde ese mismo panel. El repaso completo de qué obliga el registro, desde cuándo y a quién está en la guía del registro de jornada obligatorio.
Cómo encaja con el Sistema de Intelidatia
Intelidatia es el sistema que gestiona tu web, tus reservas y tu agenda de clientes. El control horario está planteado como una pieza más de ese mismo panel: que tu equipo pueda fichar entrada, pausa y salida desde donde ya trabaja, que las correcciones queden como apuntes nuevos con su motivo en lugar de sobrescribir el original, y que puedas generar el informe mensual y la exportación para la Inspección de Trabajo cuando la necesites, además de descargarte el histórico completo siempre que quieras. Está pensado para ayudarte a cumplir el art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, no para sustituir a tu gestoría: el cumplimiento depende de cómo registres la jornada en tu empresa (que el registro sea diario, con horas reales y a disposición de la plantilla y sus representantes), así que esto no es asesoramiento laboral. Si quieres ver cómo está hoy el control horario para tu caso y cómo ordenar toda tu operación —web, reservas, clientes y fichaje— en un solo sitio, mira el Sistema completo o cuéntanoslo en una llamada de 10 minutos.
Guía informativa según la normativa laboral vigente a 4 de agosto de 2026, verificada ese mismo día contra el BOE, el dictamen 188/2026 del Consejo de Estado y los criterios oficiales de la ITSS. Mientras el real decreto de registro digital siga en tramitación la revisamos al menos una vez al mes y cada vez que se publique algo en el BOE que afecte al registro de jornada; la fecha de arriba es la de la última comprobación. No es asesoramiento legal ni fiscal: confirma con tu gestoría laboral cómo te afecta en tu caso concreto.