Esta es la pregunta que llega a la segunda o tercera reunión de junta, cuando el club ya ha aceptado que el Excel se le ha quedado corto. Y casi siempre llega mal formulada: "cuánto cuesta" sin decir cuántos socios tiene el club, cuántas categorías sostiene ni si quiere también la web. Vamos por partes.
Los tres modelos de precio
| Modelo | Cómo funciona | A quién le conviene | El riesgo |
|---|---|---|---|
| Cuota fija | El club paga lo mismo tenga 200 o 900 socios | Clubes que esperan crecer | Puede parecer cara el primer año, si el club es muy pequeño |
| Por socio o por licencia | El precio sube con el censo | Clubes muy pequeños y estables | Crecer sale caro justo cuando el club lo celebra |
| Comisión por transacción o abono | Un porcentaje de cada cobro | Quien no quiere pagar nada por adelantado | La factura llega cuando la campaña ha ido bien |
El tercer modelo es el que más conviene mirar dos veces. Sobre el papel es atractivo —no pagas si no vendes— pero en la práctica significa que el club cede una parte de una recaudación que le cuesta muchísimo trabajo levantar, año tras año, y sin techo.
Lo que casi nadie desglosa y deberías exigir
- Puesta en marcha: implantación, carga del censo de socios desde el Excel actual, configuración de categorías y cuotas, y emisión del primer lote de carnets.
- Suscripción: el uso continuado, temporada tras temporada.
- Extras según alcance: web del club, taquilla, informes concretos, integraciones.
- Coste de salida: exportación del censo, del histórico de pagos y de las temporadas.
Si un presupuesto mete todo eso en una sola cifra, no se puede comparar con otro. Y si el club está comparando dos ofertas con estructuras distintas, la única forma honesta es pedir a ambas el mismo desglose.
Las siete preguntas antes de firmar
- ¿El precio sube si el club pasa de 300 a 600 socios?
- ¿Hay comisión por socio, por abono emitido o por acceso registrado?
- ¿La puesta en marcha está separada de la suscripción en el presupuesto?
- ¿Quién carga el censo de socios que hoy vive en el Excel del tesorero?
- ¿Qué pasa al terminar la temporada: se archiva, se duplica, se pierde?
- Si el club se va dentro de tres años, ¿qué se lleva y en qué formato?
- ¿Cuánto tarda en estar operativo y qué hace falta del club para conseguirlo?
Ninguna de esas preguntas es incómoda para un proveedor que trabaja bien. Si alguna lo es, ya tienes información.
Qué hacemos nosotros
No publicamos una tarifa cerrada, y la razón no es comercial: el precio depende del tamaño del club y de si quiere solo la gestión o también la web, así que cualquier cifra publicada sería falsa para la mitad de los clubes que la lean. Lo que sí está fijado de antemano es el modelo: suscripción fija, sin comisión por socio, por abono ni por acceso registrado, con la puesta en marcha desglosada aparte y el presupuesto por escrito antes de empezar.
También conviene decir lo que no cubre el precio: el sistema no procesa cobros. El club cobra por transferencia, Bizum o efectivo y el sistema registra el estado de cada abono por socio y temporada. Si tu club necesita cobrar por internet, esa pieza la cubren otros proveedores y está comparada en Clupik frente a un sistema propio.
Siguiente paso
Antes de pedir presupuesto a nadie, reúne tres datos: número de socios de la última temporada, número de categorías activas y si quieres o no la web del club. Con eso, cualquier proveedor serio puede darte una cifra real en una llamada corta — y tú puedes comparar dos ofertas que hablen de lo mismo.
El resto de criterios de compra, más allá del precio, están en la guía para elegir software de club deportivo y en la comparativa de software para clubes de fútbol. Si el club viene de años de Excel, el orden de trabajo está en cómo migrar la gestión del club.